Formation Secrétaire assistant médico-administratif

La certification Secrétaire assistant médico-administratif permet d’assurer la coordination administrative et l’accueil au sein des structures de santé ou sociales. L’objectif est de maîtriser le traitement des dossiers patients en garantissant la confidentialité et le respect de la déontologie médicale. Les compétences visées incluent la gestion des rendez-vous, la frappe de comptes rendus médicaux et l’utilisation de logiciels métiers spécifiques (DMP, logiciels de facturation). Enfin, le titre valide la capacité à orienter les usagers, à constituer des dossiers de prise en charge administrative (droits sociaux) et à assurer l’interface entre les professionnels de santé et les partenaires institutionnels.

Le secrétaire assistant médico-administratif est le premier interlocuteur du patient et travaille en étroite collaboration avec les professionnels de santé d’une structure médicale.

À l’issue de sa formation, le Secrétaire assistant médico-administratif sera capable de :

• Identifier la terminologie médicale, les règles du secret professionnel et les différents types d’examens ou de pathologies ;
• Interpréter les prescriptions médicales et comprendre le parcours de soins coordonné ainsi que les mécanismes de la protection sociale ;
• Saisir des courriers médicaux, réaliser la facturation des actes et mettre à jour les dossiers informatisés des usagers ;
• Examiner la complétude d’un dossier administratif pour une demande d’aide sociale et hiérarchiser les urgences lors de la prise de rendez-vous ;
• Contrôler la conformité des pièces justificatives transmises et vérifier la cohérence des plannings de consultation des praticiens ;
• Concevoir des outils de suivi d’activité (tableaux de bord), élaborer des procédures d’accueil spécifiques et structurer l’archivage sécurisé des données de santé.

Assurer l’accueil du patient et les activités administratives courantes d’une structure médicale

• Accueillir, renseigner et orienter un patient
• Gérer les plannings et les agendas des professionnels de santé
• Réaliser la prise en charge administrative et financière du patient
• Transmettre par écrit des informations administratives et médicales à l’interne et à l’externe

Assister les professionnels de santé d’une structure médicale dans le suivi et la coordination du parcours du patient

• Assurer le suivi médico-administratif du dossier patient
• Transcrire, vérifier et mettre en forme des documents médicaux
• Renseigner sur l’accès au dossier médical du patient ou préparer les éléments

Conformément aux procédures de la structure médicale, il assure l’accueil, la prise en charge administrative et financière du patient, la planification des activités des professionnels de santé ou d’un service, la transcription d’écrits médicaux ou encore le suivi médico-administratif du dossier patient. Il prend en compte d’éventuelles situations de handicap dans son exercice professionnel quotidien.

Le secrétaire assistant médico-administratif exerce ses activités professionnelles dans le respect du secret professionnel, du secret médical, des règles de confidentialité et d’identitovigilance. Il intervient dans un cadre éthique et dans le respect des droits des patients. Il applique les procédures en vigueur dans la structure médicale et suit les consignes transmises par les professionnels de santé ou la hiérarchie.

Il joue un rôle central dans la transmission des informations. En interne, il communique avec les professionnels de santé, différents services tels que le bureau des entrées, les secrétariats des autres spécialités… En externe, il peut être amené à communiquer avec des secrétariats médicaux, les organismes d’assurance maladie, les organismes de complémentaire santé… Il adapte sa communication écrite et orale à ses différents destinataires en utilisant un vocabulaire adapté.

Il assure l’accueil physique et téléphonique du patient, le cas échéant de son entourage, dans le respect des procédures internes de la structure médicale. Dans le cadre de cette mission, il peut être amené à gérer des situations difficiles d’accueil, dans la limite de ses responsabilités. Il collecte les documents nécessaires à la prise en charge administrative et financière du patient, s’assure de leur validité et les enregistre dans un logiciel métier (type ERP - Enterprise resource planning). Il assure le suivi et l’actualisation du dossier patient lors du suivi médico-administratif et assiste les professionnels de santé dans la coordination du parcours du patient.

Sous la supervision du professionnel de santé, il transcrit et met en page les écrits médicaux et vérifie l’orthographe de la terminologie. Il participe au traitement des demandes d’accès au dossier médical en préparant les informations communicables.

Le secrétaire assistant médico-administratif utilise quotidiennement des logiciels bureautiques, des outils numériques et collaboratifs ainsi que des logiciels métier. Il assure une veille sur les évolutions technologiques.

Dans son exercice professionnel, il adopte les principes éco-responsables de sobriété énergétique et numérique (exemples : penser à éteindre ou mettre en veille son ordinateur…).

En fonction du contexte d’exercice, il peut être amené à utiliser l’anglais pour accueillir, gérer des rendez-vous et réaliser la prise en charge de patients non-francophones. Les activités professionnelles du secrétaire assistant médico-administratif requiert notamment une agilité numérique, une aptitude à la communication, des capacités d’écoute, d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de discrétion.

Ses activités professionnelles impliquent une station assise prolongée et un travail régulier face à un écran d’ordinateur, dans un rythme soutenu et des délais à respecter. Le secrétaire assistant médico-administratif travaille seul, en équipe pluridisciplinaire ou en interservices et sous la responsabilité d’un professionnel de santé ou d’un responsable hiérarchique. Il peut travailler en horaire de journée, parfois en horaire décalé ou selon un système de rotation dans plusieurs services.

Les différents secteurs d’activités concernés sont principalement :

• Les établissements publics et privés de santé tels que les hôpitaux, les centres hospitaliers spécialisés, les cliniques…
• Les structures de ville tels que les cabinets médicaux, les maisons de santé, les centres de santé, les centres d’imagerie médicale, les laboratoires d’analyses médicales…

Les types d’emplois accessibles sont les suivants :

• Secrétaire médical
• Secrétaire assistant médical
• Secrétaire administratif et médical
• Assistant médico administratif

• Salariés
• Demandeurs d’emploi
• Apprentis
• Personnes en poursuite ou en reprise d’études
• Entrepreneurs / auto-entrepreneurs
• Une expérience professionnelle est souhaitée

Pour accéder à ce parcours, vous devez remplir les conditions suivantes :

• Réussite au test de positionnement : test de positionnement en culture générale (français, culture entreprise, assistanat) permettant de vérifier l’adéquation du niveau du candidat avec les exigences de la formation

• Entretien
• Dossier de candidature
• Disposer d’un ordinateur muni d’une connexion internet, d’un micro et d’une caméra fonctionnels

Pour être mis en relation avec un conseiller en formation, vous pouvez demander à être rappelé. Un conseiller vous recontactera par téléphone afin d'étudier votre projet de formation et vous transmettra le dossier de candidature à compléter pour votre demande d'admission.